學(xué)校物資采購(gòu)管理辦法

第一章    原 則

第一條. 為進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校的采購(gòu)行為，加強(qiáng)學(xué)校的物資采購(gòu)管理，根據(jù)美佛兒國(guó)際學(xué)校的實(shí)際情況特制訂本物資采購(gòu)管理辦法。

第二條. 本物資采購(gòu)管理辦法針對(duì)的是美佛兒國(guó)際學(xué)校下列采購(gòu)業(yè)務(wù)：

1. 學(xué)校食堂采購(gòu)

指學(xué)校食堂所需要的主副食品采購(gòu)。

2. 學(xué)校行政、教學(xué)、后勤采購(gòu)

指學(xué)校各部門所需要的行政辦公用品采購(gòu)、學(xué)校各教學(xué)單位所需要的教學(xué)用品采購(gòu)，以及學(xué)校宿舍等后勤部門所需要的物品采購(gòu)。

第三條. 整個(gè)物資采購(gòu)過程分為采購(gòu)申請(qǐng)審批、采購(gòu)過程管理、倉(cāng)庫管理、采購(gòu)資金管理等四個(gè)主要環(huán)節(jié)。

第二章    采購(gòu)申請(qǐng)審批

第四條. 各部門所需要采購(gòu)的物資，必須填寫“物資采購(gòu)申請(qǐng)單”，報(bào)送總務(wù)處辦理申請(qǐng)手續(xù)。學(xué)校食堂所需要的主副食品采購(gòu)，應(yīng)在每周四提出下周的食譜及每日采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)食堂主管填寫“申購(gòu)單”并簽字后報(bào)送總務(wù)處。其他各部門需要的物資，也必須填寫“申購(gòu)單”，經(jīng)部門主管簽字后，報(bào)送總務(wù)處審批。“申購(gòu)單”一般采用一式兩聯(lián)的方式，詳細(xì)注明：申購(gòu)部門、申購(gòu)物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨日期及用途等內(nèi)容，一起交總務(wù)處審批。

第五條. 總務(wù)處收到各部門的申購(gòu)需求，審核同意后，編制采購(gòu)計(jì)劃及費(fèi)用預(yù)算，一并報(bào)送財(cái)務(wù)部審核。對(duì)于食堂采購(gòu)需求，總務(wù)處應(yīng)該征求營(yíng)養(yǎng)專家、學(xué)校采購(gòu)人員對(duì)食堂周譜的意見，如有修改則要求食堂重新制定食譜及每日采購(gòu)計(jì)劃；如無修改，總務(wù)處審核后在食堂“申購(gòu)單”上簽字同意并編制采購(gòu)預(yù)算，報(bào)送財(cái)務(wù)部。對(duì)于其他部門的采購(gòu)需求，總務(wù)處應(yīng)核對(duì)學(xué)校物資庫存情況，對(duì)部門“申購(gòu)單”簽署意見并編制采購(gòu)計(jì)劃及部門采購(gòu)預(yù)算后，一并報(bào)送財(cái)務(wù)部審核。

第六條. 財(cái)務(wù)部接到總務(wù)處轉(zhuǎn)送的部門“申購(gòu)單”后，審核部門的費(fèi)用支出是否超出部門費(fèi)用預(yù)算，簽署意見后報(bào)送行政副校長(zhǎng)。如果沒有超出部門費(fèi)用預(yù)算，則由行政副校長(zhǎng)審批同意后執(zhí)行；如果超出部門費(fèi)用預(yù)算，則行政副校長(zhǎng)審批后，還需要由校長(zhǎng)最終審批同意后執(zhí)行。

第七條. 審批通過的部門“申購(gòu)單”一份由申購(gòu)部門留存，作為以后領(lǐng)取物資的依據(jù)；另一份由總務(wù)處留存，并由總務(wù)處據(jù)之填寫“采購(gòu)訂貨單”授權(quán)采購(gòu)人員辦理購(gòu)物手續(xù)。“采購(gòu)訂貨單”一式三聯(lián)，其中一份由采購(gòu)人員保管，作為采購(gòu)依據(jù)；一份由采購(gòu)員在物資采購(gòu)入庫時(shí)轉(zhuǎn)交倉(cāng)管員，作為驗(yàn)收貨物的依據(jù)；一份由總務(wù)處歸檔保存，以便對(duì)所有的訂貨與到貨情況進(jìn)行查對(duì)、分析。

第八條. 上述決策流程中，如果審核、審批人在出差或請(qǐng)假期間，應(yīng)采用書面授權(quán)方式，授權(quán)指定人員審核或?qū)徟Ｈ绻龅骄o急情況，也可傳真、電話或手機(jī)短消息授權(quán)，之后補(bǔ)辦書面文件。

第三章  采購(gòu)過程管理

第九條. 總務(wù)處要廣泛收集所采購(gòu)物資的質(zhì)量、價(jià)格等市場(chǎng)信息，掌握主要采購(gòu)物資的信息變化情況，建立主要采購(gòu)物資的基準(zhǔn)價(jià)格體系，據(jù)之編制采購(gòu)預(yù)算及規(guī)范采購(gòu)價(jià)格決定。

第十條. 學(xué)校采購(gòu)物資，采購(gòu)員在與供貨商談判價(jià)格時(shí)，必須兩個(gè)采購(gòu)員一起參加談判定價(jià)。

第十一條. 對(duì)單項(xiàng)或批量采購(gòu)預(yù)算達(dá)到10萬元以上的物資采購(gòu)，具備招標(biāo)條件的，一律實(shí)行招標(biāo)采購(gòu)。具體實(shí)施方法見《美佛兒國(guó)際學(xué)校物資采購(gòu)招標(biāo)實(shí)施辦法》。

第十二條. 對(duì)于單項(xiàng)或批量采購(gòu)金額在3000元以下（含）的物資采購(gòu)，采購(gòu)員具有采購(gòu)價(jià)格的最終決定權(quán)；但是如果采購(gòu)物資單位價(jià)格上漲超過基準(zhǔn)價(jià)格10%時(shí)，采購(gòu)員沒有價(jià)格最終決定權(quán)，必須將產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、價(jià)格等相關(guān)信息報(bào)送總務(wù)處，總務(wù)處了解相關(guān)詳細(xì)情況后簽署審核意見，然后轉(zhuǎn)送財(cái)務(wù)部進(jìn)行部門費(fèi)用預(yù)算審核，最后由行政副校長(zhǎng)審批決定。

第十三條. 對(duì)于單項(xiàng)或批量采購(gòu)金額在3000元以上，10萬元（含）以下的物資采購(gòu)，采購(gòu)員應(yīng)該首先進(jìn)行詢價(jià)過程。根據(jù)詢價(jià)結(jié)果，采購(gòu)員將產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、價(jià)格等有關(guān)信息報(bào)送總務(wù)處，總務(wù)處了解詳細(xì)情況后簽署審核意見，然后轉(zhuǎn)送財(cái)務(wù)部審核費(fèi)用預(yù)算，最后根據(jù)采購(gòu)金額報(bào)送由行政副校長(zhǎng)或校長(zhǎng)審批決定。當(dāng)采購(gòu)金額在3000元以上，10000元（含）以下時(shí)，采購(gòu)最終決定權(quán)在行政副校長(zhǎng)；采購(gòu)金額在10000元以上，10萬元以下（含）時(shí)，行政副校長(zhǎng)審核后，由校長(zhǎng)最終審批決定。

第十四條. 采購(gòu)價(jià)格決定過程中，總務(wù)處主任、行政副校長(zhǎng)、校長(zhǎng)根據(jù)需要可以參與價(jià)格談判和采購(gòu)合同的簽訂。

第十五條. 上述決策流程中，如果審核、審批人在出差或請(qǐng)假期間，應(yīng)采用書面授權(quán)方式，授權(quán)指定人員審核或?qū)徟Ｈ绻龅骄o急情況，也可傳真或電話授權(quán)，之后補(bǔ)辦書面文件。

第十六條. 監(jiān)察審計(jì)室負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)流程的監(jiān)控，應(yīng)該定期及不定期檢查采購(gòu)單據(jù)，審查采購(gòu)流程及采購(gòu)價(jià)格決定是否執(zhí)行和遵守采購(gòu)制度。同時(shí)，監(jiān)察審計(jì)室也負(fù)責(zé)定期及不定期對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行調(diào)查和對(duì)外詢價(jià)，為領(lǐng)導(dǎo)決定采購(gòu)價(jià)格和簽訂采購(gòu)合同提供決策支持。 

第十七條. 學(xué)校采購(gòu)的一切物資，在尾款支付前，總務(wù)處必須向供貨商索要發(fā)票。

第四章   倉(cāng)庫管理

第十八條. 倉(cāng)庫的物資驗(yàn)收入庫：

采購(gòu)員購(gòu)回的各種物資都應(yīng)及時(shí)送交倉(cāng)庫驗(yàn)收。倉(cāng)管員應(yīng)對(duì)照“采購(gòu)訂貨單”、發(fā)票、購(gòu)貨清單等單據(jù)，對(duì)每一種貨物的品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等嚴(yán)格查驗(yàn)，在保證貨、單相符的基礎(chǔ)上填寫“入庫單”。“入庫單”是證明物資已經(jīng)驗(yàn)收入庫的會(huì)計(jì)憑證。“入庫單”一式四聯(lián)，由倉(cāng)管員填制并簽字后，一張倉(cāng)管員留存，登記倉(cāng)庫臺(tái)帳；一張由倉(cāng)管員在2日內(nèi)交總務(wù)處進(jìn)行業(yè)務(wù)核算，總務(wù)處在收到入庫單后應(yīng)及時(shí)通知申購(gòu)單位領(lǐng)取物資；一張由采購(gòu)員作為報(bào)銷依據(jù)，連同發(fā)票、供貨商貨物清單等資料一起送交財(cái)務(wù)部門登記入帳；一張交監(jiān)察審計(jì)室存檔、審核。

學(xué)校分設(shè)食堂倉(cāng)庫管理員和行政后勤物資倉(cāng)庫管理員，分別對(duì)食堂采購(gòu)物資和行政后勤采購(gòu)物資進(jìn)行入庫管理。

第十九條. 物資在庫期間的管理：

保管員要對(duì)庫存物資進(jìn)行科學(xué)管理，切實(shí)做到擺放科學(xué)，數(shù)量準(zhǔn)確，質(zhì)量不變等。物資管理必須有完整的帳、卡檔案,倉(cāng)管員需要對(duì)物資進(jìn)行分類登記，首先對(duì)采購(gòu)的物資進(jìn)行大類區(qū)分，然后對(duì)大類中每一種物資都單列帳薄或頁數(shù)進(jìn)行登記，另外倉(cāng)管員必須每周登記庫存物資報(bào)表，報(bào)送總務(wù)處。對(duì)易腐化變質(zhì)的物品，應(yīng)及時(shí)通知申購(gòu)單位領(lǐng)取。

第二十條. 物資領(lǐng)取出庫：

物資領(lǐng)用部門領(lǐng)取物資時(shí)，需要填寫“領(lǐng)料單”，經(jīng)部門主管簽字后報(bào)送總務(wù)處，總務(wù)處首先核對(duì)領(lǐng)用部門原審批后的“申購(gòu)單”及“領(lǐng)料單”，簽字同意后，領(lǐng)料人持審批后“領(lǐng)料單”向倉(cāng)管員申領(lǐng)物資。食堂主副食品物資領(lǐng)用不需要總務(wù)處審核，食堂主管在“領(lǐng)料單”上簽字同意后就可進(jìn)行物資申領(lǐng)。

倉(cāng)管員核對(duì)“領(lǐng)料單”審批手續(xù)是否完備后，登記物資出庫和發(fā)放手續(xù)。倉(cāng)管員填寫“出庫單”，經(jīng)領(lǐng)料人簽字后領(lǐng)取物資。“出庫單”一式三聯(lián)，一張由倉(cāng)管員連同“領(lǐng)料單”留存歸檔，并登記庫存臺(tái)帳；一張交總務(wù)處進(jìn)行登記存檔；一張交財(cái)務(wù)部門登記入帳。

第二十一條. 庫存物資清查盤點(diǎn)：

1. 及時(shí)準(zhǔn)確掌握物資實(shí)際變動(dòng)情況，對(duì)物資庫存情況做到心中有數(shù)，及時(shí)處理積壓。保管人員要及時(shí)檢查庫存物資的帳、卡、物是否相符。

2. 學(xué)校監(jiān)察審計(jì)室應(yīng)每月、季定期對(duì)庫存物資進(jìn)行輪番抽查。每半年由監(jiān)察審計(jì)室、總務(wù)處、財(cái)務(wù)室共同組成清倉(cāng)盤點(diǎn)小組，對(duì)倉(cāng)庫物資進(jìn)行全面清點(diǎn)，在清點(diǎn)中如發(fā)現(xiàn)盤盈盤虧，必須分析原因，說明情況。如發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重短缺和損壞，應(yīng)查明原因，追究責(zé)任。對(duì)超儲(chǔ)、呆滯物資及時(shí)處理解決。

第五章    采購(gòu)資金管理

第二十二條. 學(xué)校除零星物資采購(gòu)可以由采購(gòu)員現(xiàn)金采購(gòu)?fù)猓箢~采購(gòu)業(yè)務(wù)及周期性采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)盡可能簽訂采購(gòu)合同，并選擇定點(diǎn)供貨方，由財(cái)務(wù)部現(xiàn)金付款或轉(zhuǎn)賬付款。

第二十三條. 對(duì)于零星物資現(xiàn)金采購(gòu)，實(shí)行采購(gòu)員備付金制度。采購(gòu)員填寫“領(lǐng)款單”，總務(wù)處審核后轉(zhuǎn)交行政副校長(zhǎng)審批。行政副校長(zhǎng)審批同意后，采購(gòu)員持“領(lǐng)款單”向財(cái)務(wù)領(lǐng)取3000元的備付金，同時(shí)采購(gòu)員需要繳納同等金額的保證金，由財(cái)務(wù)出具收款憑證交采購(gòu)員保存。備付金實(shí)行實(shí)報(bào)實(shí)銷制度。

第二十四條. 對(duì)于大量購(gòu)買業(yè)務(wù)和周期性采購(gòu)業(yè)務(wù)，應(yīng)盡可能在比質(zhì)、比價(jià)、比信譽(yù)、比售后服務(wù)的基礎(chǔ)上實(shí)行定點(diǎn)采購(gòu)，同類產(chǎn)品應(yīng)定點(diǎn)兩個(gè)供貨單位。供貨單位一經(jīng)確定，使用部門、總務(wù)處要及時(shí)掌握其質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)的變化情況，以便及時(shí)調(diào)整。定點(diǎn)采購(gòu)應(yīng)簽訂采購(gòu)合同，盡量由財(cái)務(wù)部直接轉(zhuǎn)賬付款。

第二十五條. 對(duì)于采購(gòu)金額超過采購(gòu)員備付金金額，同時(shí)也不能通過財(cái)務(wù)部轉(zhuǎn)賬方式付款的采購(gòu)業(yè)務(wù)，應(yīng)盡量采用貨到付款方式，即供貨方根據(jù)采購(gòu)協(xié)議將貨物發(fā)送到學(xué)校，然后供貨方根據(jù)協(xié)議規(guī)定憑發(fā)票直接從財(cái)務(wù)部領(lǐng)取貨款。

第二十六條. 對(duì)于采購(gòu)金額在3000元以上，10萬元（含）以下的采購(gòu)業(yè)務(wù)，當(dāng)采購(gòu)合同或采購(gòu)協(xié)議經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，采購(gòu)員填寫“申請(qǐng)付款單”，經(jīng)過總務(wù)處審核，報(bào)送行政副校長(zhǎng)或校長(zhǎng)審批同意。當(dāng)采購(gòu)金額在3000元以上，1萬元（含）以下時(shí)，行政副校長(zhǎng)最終審批決定；當(dāng)采購(gòu)金額在1萬元以上，10萬元（含）以下時(shí)，行政副校長(zhǎng)審核后，由校長(zhǎng)最終審批決定。采購(gòu)員在每周三、六兩日前將審批后“申請(qǐng)付款單”報(bào)送財(cái)務(wù)部審核匯總付款需求。在每周三、六兩日，財(cái)務(wù)部出納領(lǐng)取相應(yīng)現(xiàn)金陪同采購(gòu)員外出付款采購(gòu)。在每周三、六兩日的其他時(shí)間，財(cái)務(wù)部?jī)H進(jìn)行采購(gòu)付款需求匯總，而不提取現(xiàn)金外出付款。

第二十七條. 采購(gòu)金額在10萬元以上的采購(gòu)業(yè)務(wù)，遵循《美佛兒國(guó)際學(xué)校物資采購(gòu)招標(biāo)實(shí)施辦法》規(guī)定，由財(cái)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)合同付款。

第二十八條. 采購(gòu)員現(xiàn)金采購(gòu)的報(bào)銷必須遵循一定的審批流程。采購(gòu)員首先填制“付款憑證”，附上入庫單、發(fā)票，報(bào)送總務(wù)處審核后轉(zhuǎn)送財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部簽署審核意見后報(bào)送行政副校長(zhǎng)審批，最后采購(gòu)人員持審批后報(bào)銷憑證向財(cái)務(wù)部報(bào)銷。

第二十九條. 對(duì)于財(cái)務(wù)部銀行轉(zhuǎn)賬及現(xiàn)金付款的采購(gòu)業(yè)務(wù)，在收到供貨方發(fā)票及入庫單后，財(cái)務(wù)部填制“付款憑證”附上發(fā)票、銀行付款憑證、采購(gòu)合同或協(xié)議、入庫單等單據(jù)，報(bào)送采購(gòu)員、總務(wù)處、行政副校長(zhǎng)或校長(zhǎng)等簽字審批，然后據(jù)之進(jìn)行帳務(wù)處理。當(dāng)付款金額在1萬元（含）以下時(shí)，行政副校長(zhǎng)最終審批決定；當(dāng)付款金額在1萬元以上，10萬元（含）以下時(shí)，行政副校長(zhǎng)審核后，由校長(zhǎng)最終審批決定。

第六章    附則

第三十條. 本物資采購(gòu)管理辦法由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。

第三十一條. 本物資采購(gòu)管理辦法自制定之日起實(shí)施。